Es la primera pregunta de todo rector o administrador que evalúa digitalizar su institución, y la más difícil de responder buscando en Google: la mayoría de proveedores en Colombia y Latinoamérica no publica precios y obliga a pasar por un proceso comercial de cotización.

Esta guía explica los modelos de cobro que existen en el mercado, qué rangos manejar como referencia y qué preguntas hacer para que la cotización no traiga sorpresas.

Los tres modelos de cobro del mercado

1. Precio por estudiante (el más común)

Pagas un valor mensual o anual por cada estudiante matriculado. Es el modelo más transparente porque escala con el tamaño real del colegio: una escuela de 150 estudiantes no paga lo mismo que un colegio de 1.500.

Como referencia, Quid publica su precio: desde $2.000 COP por estudiante al año en el plan Esencial hasta $9.900 en el plan Institucional, más $49.000 por docente al año desde el plan Docente. Con pago anual anticipado se cobran 10 de los 12 meses, es decir, dos meses de descuento.

Ojo con un detalle que casi nunca aparece en las cotizaciones: el mínimo institucional. Casi todos los proveedores tienen un piso anual por debajo del cual el cálculo por estudiante deja de aplicar. En Quid está publicado y va de $400.000 a $3.000.000 al año según el plan. Si el proveedor no te lo dice de entrada, pregúntalo: es la diferencia entre lo que calculas y lo que terminas pagando si tu colegio es pequeño.

2. Licencia o tarifa fija institucional

Un valor fijo anual por la institución, a veces dividido en paquetes (básico, intermedio, completo). Puede convenir a colegios muy grandes, pero castiga a los pequeños: la tarifa mínima suele estar pensada para instituciones de cientos de estudiantes.

3. Cobro por módulos

El plan base cubre lo mínimo (notas y boletines, por ejemplo) y cada módulo adicional —cartera, comunicaciones, admisiones, app móvil— se cotiza aparte. El riesgo: el precio de entrada parece bajo, pero el costo real solo se conoce cuando sumas los módulos que de verdad necesitas.

Los costos que no aparecen en la primera cotización

Al comparar cotizaciones, pregunta explícitamente por:

  • Implementación y configuración inicial: algunos proveedores cobran un valor de arranque significativo; otros la incluyen.
  • Migración de datos históricos: cargar estudiantes, notas y cartera del sistema anterior puede cotizarse como servicio aparte.
  • Capacitación: ¿incluida, virtual, presencial? ¿Para cuántas personas?
  • Personalización de documentos: adaptar boletines y certificados al formato institucional.
  • Soporte: ¿el plan base incluye soporte real o solo un correo? ¿El soporte prioritario cuesta extra?
  • Integración con tu software contable: si el colegio factura pensiones electrónicamente, pregunta si la plataforma se conecta con Siigo, Alegra, World Office o Helisa, o si alguien tendrá que digitar cada factura dos veces. Es un costo laboral invisible que no aparece en ninguna cotización: un colegio de 500 estudiantes emite unas 5.500 facturas al año.
  • Permanencia mínima y reajuste anual: ¿el contrato te ata varios años? ¿Cuánto sube el precio cada año?

Un proveedor serio responde todo esto por escrito. Si el desglose es confuso, el presupuesto se te saldrá de las manos después de firmar.

¿Qué debería incluir el plan base?

Nuestra recomendación: no aceptes como “adicional” lo que es esencial para operar. Un plan base razonable incluye matrículas, calificaciones, boletines, certificados, portal de padres, módulo docente móvil, gestión financiera y reportes. Los adicionales legítimos son los diferenciales: calificación con IA, notificaciones masivas por correo, almacenamiento extendido o soporte prioritario.

Cómo calcular el retorno, no solo el costo

El precio del software es solo la mitad de la ecuación. La otra mitad es lo que cuesta no tenerlo:

  • Horas de docentes y secretaría en digitación, planillas y boletines manuales (multiplica horas × costo hora × periodos del año).
  • Certificados y reportes oficiales reconstruidos a mano.
  • Cartera sin seguimiento sistemático.
  • Familias que se van porque la comunicación institucional es deficiente.

Para la mayoría de instituciones, el ahorro en tiempo administrativo supera con claridad el costo anual de una plataforma con precio por estudiante.

Compara con precios sobre la mesa

En nuestra página de planes y precios está publicado el costo completo de Quid —plan base y todos los módulos opcionales, en pesos colombianos, sin cotización de por medio— para que puedas comparar cualquier propuesta contra un precio de referencia público.

¿Prefieres un cálculo exacto para tu institución? Escríbenos con el número de estudiantes y docentes y te enviamos la cifra el mismo día, sin reuniones obligatorias.